Управление инструкциями и документацией в программе «Охрана труда» реализовано в подсистеме «Управление документацией».
Функциональные возможности подсистемы
- Регистрация информации о поступивших, вновь сформированных и переданных документах;
- Связи документов (инструкций) с объектами программы;
- Учет ознакомления с документами (инструкциями);
- Контроль за актуальностью документов (инструкций);
- Хранение информации о реквизитах документа, его номер, заголовок, вид документа, авторство, а также ссылка на электронную версию документа или непосредственно вложенный файл с содержанием документа. Файлом может быть документ MS Office, изображение или любой другой файл;
- Возможность создавать документы на основании шаблонов с параметрами, которые хранятся в справочнике "Шаблоны документооборота";
- Ведение для каждого документа регистров сведений "Актуальность документов", "Взаимосвязь документов", "Визирование документов", "История редактирования документов", "Ознакомление с документами";
- Формирование для каждого документа печатных форм "Лист ознакомления" и "Лист согласования".
В программе имеются следующие способы хранения электронной копии документа:
- Внешний - размещение информации в произвольном месте. В программе хранится ссылка, например, на файл или документ в СПС «КонсультантПлюс»;
- Хранилище - размещение электронной копии как внешний файл в определенном каталоге, в соответствии со структурой справочника «Документооборот»;
- Вложенный - размещение информации непосредственно в базе данных.
Помощники ведения учета
В подсистеме «Управление документацией» реализовано три помощника, которые отслеживают состояние информационной базы и в случае обнаружения несоответствий формируют задачи для пользователя, который был назначен ответственным:
- помощник назначения ознакомления с документами;
- помощник по установке ознакомления с документами;
- помощник по проверке актуальности документов.
screenshot
